Privacy verklaring Kring Twente

Kring Twente en haar bestuursleden hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy Verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Kring Twente houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Verklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Kring Twente zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door Kring Twente verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

• U op de hoogte stellen van activiteiten en nieuws bijvoorbeeld Kring vergaderingen, Kring wedstrijden en deelname aan Regio wedstrijden
• Administratieve doeleinde, zoals het voorbereiden van startlijsten
• Het versturen van facturen zoals bijvoorbeeld contributies en schuldige startgelden
• Het registreren van de uitslagen van wedstrijden

Grondslag voor deze persoonsgegevens zijn:

• Gegevens afkomstig van de KNHS via mijnKNHS, Concours 3.5 of andere bronnen bijvoorbeeld de KNHS Regio Overijssel
• Gegevens door uw vestrecht ontvangen per email, schrift of mondeling bijvoorbeeld bij het inschrijven van een wedstrijd.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Kring Twente de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Naam, adres, woonplaats;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboortedatum;
• KNHS combinatienummer
• KNHS relatienummer
• Bankrekeningnummer

Uw persoonsgegevens worden door Kring Twente opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen. Zodra uw niet langer lid bent van de KNHS of niet langer lid bent van een vereniging die deel uitmaakt van Kring Twente worden uw gegevens gewist, tenzij er een wettelijke plicht is deze gegevens langer te bewaren (zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers

Persoonsgegevens van vrijwilligers worden door Kring Twente verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

• Vrijwilligers op de hoogte stellen van activiteiten en hen inzet bij Kring Twente activiteiten
• Uitvoering van afspraken betreft vergoedingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Afspraken betreft inzet bij Kring Twente activiteiten

Voor de bovenstaande doelstellingen kan Kring Twente de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Naam, adres, woonplaats;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Bankrekeningnummer

Uw persoonsgegevens worden door Kring Twente opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen in het financieel boekjaar van uw inzet als vrijwilliger en daarna worden uw gegevens gewist, tenzij er een wettelijke plicht is deze gegevens langer te bewaren (zoals de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen bijvoorbeeld de KNHS of andere KNHS vereniging verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Verder geven wij nooit uw persoonsgegevens door aan andere partijen en nooit aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

We kunnen uw persoonsgegevens moeten vrijgeven als wij daartoe worden gesommeerd door politie of justitie.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) die verstrekt zijn door de KNHS, KNHS verenigingen of verstrekt door een ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Kring Twente bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

• Alle personen die namens Kring Twente van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Computer systemen waarop uw gegevens worden bewaard zijn beschermd door anti-virus software.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• Bestuurders en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

 Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft  dan kunt u contact opnemen met één van de bestuursleden of een e-mail sturen naar kringtwente@gmail.com